Registo de Viaturas
Quem conduz cada carro do negócio, para onde e com que km; o mapa de km de quem usa o próprio carro; e quem conduzia quando chega uma multa.
Para o gerente
- Um cartão por viatura: livre ou com quem está, e os prazos da inspeção, do seguro e da revisão
- O mapa de bordo do mês, com os km encadeados — a laranja quando falta uma viagem
- Quem conduzia? — a viatura, o dia e a hora dão o condutor, com o que a identificação pede
- Aprova as deslocações em carro próprio; as fora do normal ficam a vermelho
- Mapa de km por pessoa, pronto a imprimir para o contabilista
- Código QR para colar no carro, e exportação para Excel
Para a equipa
- Levanta e devolve o carro no telemóvel, ou pelo QR do carro
- Regista as deslocações no próprio carro
- Assina o mapa de km do mês com o dedo
Quando chega uma multa de um carro do negócio, a empresa tem 15 dias úteis para identificar quem conduzia (Código da Estrada, art. 171.º); senão, a multa fica para ela. E quem usa o próprio carro ao serviço só recebe os km sem impostos se houver um mapa com o dia, o percurso, o motivo e os km de cada deslocação. Uma folha no porta-luvas perde-se, fica por preencher, e ninguém a consegue consultar quando é preciso.
Como funciona
Cada pessoa abre o telemóvel (ou lê o código QR colado no carro), confirma os km do conta-quilómetros e diz para onde vai. Quando volta, escreve os km de chegada. A hora é a do momento em que carrega no botão, e os km de cada viagem têm de começar onde os da anterior acabaram — se não baterem, a viagem fica a laranja. Para uma multa, basta a viatura, o dia e a hora.
Quem usa o próprio carro regista cada deslocação; o gerente aprova, e no fim do mês a pessoa assina o mapa no telemóvel.
O que não é
Não segue os carros por GPS: fica só o que cada pessoa regista. Não trata do combustível, das portagens nem da manutenção, além de avisar dos prazos. As viagens apagam-se ao fim de 4 anos; o mapa de km é um documento de contabilidade, e o negócio deve guardá-lo 10 anos no seu arquivo.